Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

backtoBasics Software GmbH
Brockmanngasse 92/16
8010 Graz, Österreich
E-Mail: office@btbasics.at

2. Grundsätzliches

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, DSG, TKG 2021).

3. btBasics Desktop-App

Ihre Projektdaten verbleiben grundsätzlich lokal auf Ihrem Rechner bzw. in Ihrem konfigurierten Netzwerkspeicher.

Für die persönliche Anmeldung (Mitarbeiter-Konto) verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Zugangsdaten (E-Mail-Adresse, Passwort) sowie technische Geräte- und Lizenzangaben (Firmen-/ Lizenzschlüssel, eine technische Gerätekennung, Gerätename) auf unserem Server konto.btbasics.at. Dies dient der Anmeldung, der Lizenzverwaltung und der Zuordnung der genutzten Lizenzplätze. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Daneben kann die App optional auf Software-Updates prüfen; dabei wird im Wesentlichen eine Versionsnummer abgerufen.

Stürzt das Programm ab, entsteht ein technischer Absturzbericht (Zeitpunkt, Programmversion, Betriebssystem, technischer Fehlerverlauf, Geräte- und Benutzername). Wird das Programm dabei unerwartet beendet, sendet es diesen Bericht automatisch an unseren Server. In allen anderen Fällen entscheiden Sie mit „Meldung senden" selbst, ob er übertragen wird, und können eine Notiz hinzufügen. Der Bericht dient ausschließlich der Fehlersuche. Projektinhalte werden dabei nicht gezielt übertragen; der Fehlerverlauf kann jedoch Datei- und Projektnamen enthalten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem fehlerfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auf Anfrage (Support-Fall) können wir Sie zusätzlich um Logdateien bitten.

4. Kundenbereich und btBasics Cloud

Nutzen Sie die optionale btBasics Cloud, werden die von Ihnen dafür ausgewählten Dateien und Projektdaten auf unseren Server übertragen und dort gespeichert. Diese Funktion ist freiwillig; ohne Aktivierung werden keine Projektdaten übertragen. Gespeichert werden dabei auch Angaben darüber, wer eine Datei zuletzt geändert hat.

Freigaben: Sie können Inhalte für Kollegen oder über einen Link für Externe freigeben. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen E-Mail-Adressen der Empfänger sowie Angaben zum Zugriff (Zeitpunkt, verwendeter Link). Der Link kann von Ihnen jederzeit wieder entzogen werden.

Nachrichten und Anfragen: Im Kundenbereich stehen ein Nachrichten-Bereich sowie Support-Anfragen zur Verfügung. Die dort von Ihnen erfassten Inhalte werden auf unserem Server gespeichert, um die Zusammenarbeit im Projekt und die Bearbeitung Ihrer Anfragen zu ermöglichen.

5. btBasics Handy-App (PWA)

Neben der Desktop-App bieten wir eine Handy-Anwendung als Progressive Web App (PWA) an, mit der Sie unterwegs vor Ort arbeiten können. Nach Anmeldung mit denselben Zugangsdaten wie in der Desktop-App (siehe Abschnitt 3) können je nach Nutzung folgende Daten mit unserem Server synchronisiert werden:

Die Synchronisation dient ausschließlich der Zusammenarbeit im jeweiligen Projekt und läuft über denselben Server wie die Desktop-Anmeldung. Ohne Anmeldung und ohne die von Ihnen ausgewählten Projekte findet keine Datenübertragung statt.

6. Sprachnotizen

Übertragen Sie eine Sprachnotiz, wird die Tonaufnahme auf unseren Server übertragen und dort gespeichert, damit sie im Projekt abgerufen werden kann. Eine automatische Umwandlung in Text erfolgt nur, sofern wir diese Funktion aktiviert haben; sie läuft dann auf unserem Server innerhalb der EU. Eine Übermittlung an Dienste Dritter findet dafür nicht statt.

7. KI-Funktionen

Die KI-Funktionen von btBasics werden auf Ihrem Rechner ausgeführt. Eine Übermittlung der dabei verarbeiteten Inhalte an KI-Dienste Dritter findet nicht statt.

8. Empfänger Ihrer Daten

Unser Server wird von der World4You Internet Services GmbH als Auftragsverarbeiter betrieben; World4You betreibt auch unsere E-Mail-Postfächer. Das Rechenzentrum, in dem der Server steht, wird von der IONOS SE geführt. Dateien der btBasics Cloud und der Handy-App liegen im Objektspeicher der Hetzner Online GmbH. Alle Server und Speicher stehen innerhalb der EU; eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Eine sonstige Weitergabe an Dritte findet nicht statt; ein Verkauf Ihrer Daten erfolgt nicht. Zur Website siehe Abschnitt 11.

9. Speicherdauer

10. Auftragsverarbeitung für unsere Kunden

Speichern Sie als Unternehmen personenbezogene Daten Dritter — etwa Ansprechpartner Ihrer Auftraggeber oder Nachunternehmer — in btBasics, sind Sie dafür der Verantwortliche und wir Ihr Auftragsverarbeiter. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist Bestandteil unseres Nutzungsvertrags. Eine unterschriebene Ausfertigung erhalten Sie auf Wunsch unter office@btbasics.at.

11. Website (btbasics.at)

11.1 Betrieb und Server-Protokoll

Diese Website läuft auf demselben Server wie der Kundenbereich. Betrieben wird er in unserem Auftrag von der World4You Internet Services GmbH; Server und Rechenzentrum liegen innerhalb der EU (siehe Abschnitt 8). Für die dabei anfallenden Protokolldaten sind wir die Verantwortlichen.

Bei jedem Seitenaufruf schreibt der Webserver einen Protokolleintrag mit Zeitpunkt, aufgerufener Seite, Statuscode, verweisender Seite, Browser- und Betriebssystem-Kennung sowie einer gekürzten IP-Adresse. Gekürzt bedeutet: Der letzte Teil der Adresse wird vor dem Speichern auf Null gesetzt. Eine Zuordnung zu einem einzelnen Anschluss ist dadurch nach dem Stand der Technik nicht mehr möglich.

Wir nutzen diese Protokolle ausschließlich, um den sicheren Betrieb zu gewährleisten und um zu sehen, welche Seiten gefragt sind. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und bedarfsgerechten Webangebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht, nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nicht an Dritte weitergegeben.

11.2 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

11.3 Cookies

Diese Website (btbasics.at) verwendet keine Cookies und kein Tracking (kein Google Analytics, kein Meta Pixel, keine vergleichbaren Dienste). Es gibt deshalb auch kein Cookie-Banner.

Im Kundenbereich (konto.btbasics.at) setzen wir genau ein Cookie: Es hält Ihre Anmeldung aufrecht, solange Sie angemeldet sind, und läuft spätestens nach 24 Stunden ab. Ohne dieses Cookie ist eine Anmeldung technisch nicht möglich; es ist daher nach § 165 Abs. 3 TKG 2021 einwilligungsfrei und dient ausschließlich der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Es enthält keine Werbe- oder Verfolgungsmerkmale, und wir geben nichts davon an Dritte weiter. Beim Abmelden wird es gelöscht.

Daneben merkt sich der Kundenbereich ein paar Einstellungen, die Ihnen die Bedienung erleichtern. Im Browser-Speicher Ihres Geräts (kein Cookie, die Werte werden nicht an uns übertragen) liegen die gewählte Darstellung (Dunkel, Hell oder Papier), die Beschriftung der Fußleiste, Ihre Favoriten in der Ablage und – nur solange das Fenster geöffnet ist – die Zwischenablage beim Kopieren von Dateien. Sie bleiben, bis Sie die Browserdaten löschen. An Ihrem Konto (auf unserem Server) merken wir uns die Ansicht der Ablage (Liste, Kacheln oder Zeitachse) und die Kachelgröße, damit sie auf jedem Rechner gleich ist. Das lässt sich unter „Mein Konto“ jederzeit ausschalten, dabei wird das Gemerkte gelöscht, und auch zurücksetzen. Alle diese Werte dienen nur der von Ihnen gewählten Bedienung, enthalten keine Werbe- oder Verfolgungsmerkmale und gehen an niemanden weiter. Eine vollständige Übersicht steht im Kundenbereich unter „Cookies & Merkfunktionen“ in der Fußzeile.

11.4 Schriftarten

Die Schriftarten dieser Website werden von demselben Server geladen wie die Seite selbst (siehe Abschnitt 11.1). Beim Aufruf der Seite besteht keine Verbindung zu Servern Dritter wie Google; Ihre IP-Adresse wird dafür nicht weitergegeben.

12. Ihre Rechte

Ihnen stehen gemäß DSGVO folgende Rechte zu:

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (dsb.gv.at) beschweren.

13. Kontakt bei Datenschutzfragen

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter:
office@btbasics.at

Fassung vom 04.10.2026